Для сотрудников важно получить информацию по запросу: то есть в структуре или в поисковой строке. А для руководства важно, чтобы сотрудник подтвердил что он прочитал документ.
Вот что можно для этого сделать:
1️⃣ структура инструкций через доступ вложенных меню. Например:
Меню:
👉🏻 Прием на работу
👉🏻 Выполнение работы
Меню прием на работу:
👉🏻 какие документы нужны для трудоустойства
👉🏻 как получить вычет по НДФЛ
2️⃣ структура через теги: то есть для каждой инструкции создаются теги и можно получить все статьи по тегам. Например, зайдя в пункт меню "Категории":
👉🏻 вопросы по заработной плате
👉🏻 частые вопросы и ответы
👉🏻 оформление клиента
при выборе категории будут выданы все инструкции-статьи по этой теме
3️⃣ поисковая строка: можно отправить в бота любой текст и система постарается найти статьи, где это упоминается. Все нераспознанные вопросы выводятся в Google™ таблицу и можно раз в неделю обновлять статьи и добавлять ответы на вопросы, которых нет в базе.
4️⃣ интеграция с 1С позволяет получать список сотрудников, кто работает сейчас, увольняется или принимается на работу, чтобы актуализировать доступ к базе знаний
5️⃣ подтверждение прочтения документа. Специальный туннель, который делает рассылку с новым документом по сотрудникам и просит написать в ответ, что документ прочтен. Эта задача повторяется, пока не будет выполнена или, скажем, через 5 неуспешных попыток, информация отправляется руководителю сотрудника.